@로 대변되는 전자우편 서비스가 세상에 첫 선을 보인 것은 1971년이다. 시장 조사기관인 라디카티 그룹은 2004년 한해 발송된 메시지는 5천820억통이라고 추정했다. 또 IDC라는 조사업체가 밝힌 자료에 따르면 1996년에 사용된 하루 평균 전자우편 발송수는 3억통인데 반하여 6년이 지난 2001년에는 98억통으로 무려 30배가 늘었다. 우리는 전화 통화보다도 더 많은 전자우편 메시지를 주고 받고 있다. 그만큼 현대인의 중요한 커뮤니케이션 수단이 된 전자우편은 비즈니스 세계에서도 널리 통용되고 있다. 이렇게 비즈니스를 위해 사용되는 비즈메일을 효과적으로 활용하기 위해서는 나만의 독창적인 메일폼을 이용해야 한다. 성공적인 비즈니스를 도와주는 비즈메일 작성 요령을 만나보자.

▪ 비즈메일에는 명함을 넣자.
비즈니스로 처음 만나게 되면 가장 먼저 꺼내는 것이 명함이다. 명함을 들여다보면 상대방이 근무하는 회사의 분위기와 직책과 업무 부서 등에 대해 쉽게 파악할 수 있다. 메일 역시 마찬가지이다. 메일을 보낼 때 서명을 이용해 명함처럼 회사 이름과 근무부서, 직책 그리고 연락처 등을 넣는다면 보다 신뢰를 줄 수 있을 것이다.
아웃룩이나 아웃룩 익스프레스에는 ‘옵션’ 메뉴에 ‘서명’이라는 메뉴가 있다. 서명을 이용하면 메일을 보낼 때 본문 맨 아래에 자신에 대한 간단한 정보를 기입할 수 있다. 서명을 만들려면 전자우편 프로그램을 실행한 후에 ‘도구 > 옵션’에서 ‘서명’ 탭에서 ‘새로 만들기’를 클릭한다.‘보내는 모든 메시지에 서명추가’를 체크하고 ‘서명편집’의 ‘텍스트’에 체크한 후 간단한 자기 연락처와 회사명 등에 대한 정보를 기입한다. 기본적으로 회사명, 직급, 이름, 연락처와 전자메일 주소 등을 기입한다. 개인적으로 외부에 공개할만한 블로그나 미니홈피, 홈페이지 등을 운영하고 있다면 해당 주소를 하이퍼링크로 기록하는 것도 좋다. 이렇게 설정한 후에 메일을 작성하면 앞서 기입한 서명이 메일 본문의 맨 아래에 표기된다. 기본적으로 텍스트로 기입했기 때문에 다소 서명이 볼품이 없다. 서명을 보다 볼품있게 꾸미려면 HTML을 이용해 가꿀 수 있다.

▪ 편지지를 이용한 개성 만점의 나를 표현하자.
연애 편지를 쓸 때 우리는 예쁜 편지지를 골라서 편지 내용을 더욱 감동적으로 만들려고 한다. 비즈니스 메일도 마찬가지이다. 백지에 텍스트를 입력해서 보내기 보다는 신뢰를 줄 수 있는 편지지를 이용한다면 메일 내용이 더욱 믿음직하지 않을까? 아웃룩 익스프레스 등에는 편지지 기능이 제공되고 있다. 편지지를 이용하면 백지가 아닌 산뜻한 배경과 음악 등을 포함한 메일을 만들 수 있다. 편지지는 기본적으로 약 7개 정도가 제공되고 있다. 메일 쓰기 창에서 ‘서식 > 편지지 적용’을 선택하면 기본적으로 제공되는 편지지 목록이 나타난다. 여기서 사용하려는 편지지를 선택하면 해당 편지지가 적용된 메일을 사용할 수 있다. 혹은 ‘편지지 작성 마법사’ 기능을 이용해 나만의 편지지를 만들 수도 있다. ‘기타 편지지’에서 ‘새로 만들기’를 이용하면 배경과 글꼴, 여백 등을 임의로 지정한 편지지를 만들 수 있다.

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