[HR]한 장짜리 기획서, ONE PAGE PROPOSAL

재작년, ONE PAGE PROPOSAL이라는 책을 만났었다. 패트릭G. 라일리가 지은 이 책에서는 한 장으로 요약하는 기획서에 대한 내용을 다루고 있다. 어디서나 이러한 한 장짜리 기획서가 통용될 수 있는 것은 아닐 것이다. 하지만,그간 수많은 기획서와 제안서를 작성하면서 느낀 것은 분량이 많은 것보다는 적은 것이 더 반응이 좋았고 즉각적이었다는 것이다. 수 십페이지가 넘는 기획안은 나를 위한 것일 뿐 상대방은 정작 그 내용을 차분하게 다 읽어보질 않는다. 상대방은 내가 전달하고 싶어하는 내용을 모두 읽으려 들지 않는다. 단지, 자신들이 읽고 싶어하는 내용만을 읽을 뿐이다. 그러므로 오히려 너무 많은 분량의 문서는 정작 중요한 내용을 부각시키지 못할 수 있다.

물론 반드시 한 장일 필요는 없다. 하지만 핵심적인 내용으로 요약해서 정리할 필요는 있다. 두서없이 불필요한 내용이 포함되다보면 반드시 상대방에게 알려야 할 내용이 가려져 보이지 않을 수 있다. 우리는 대학교때부터 분량이 많은 리포트가 훌륭한 점수를 받는다는 선입견에 사로잡혀왔다. 우선 양이 많아야 좋아 보인다는 편견에 사로잡혀 전달하고자 하는 내용이 적음에도 불구하고 불필요하게 뻥튀기해서 문서를 늘리는 경향이 많은 것이 사실이다. 그렇다보니 정작 알맹이는 아무 것도 없이 문서 내용만 많아 더 초라하게 보이는 비즈니스 문서가 한 둘이 아니다.

그렇다면 간략하게 문서를 요약해서 줄이려면 어떻게 작성해야 할까? 우선 문서를 작성하는 목적과 의도를 명확히 해야 한다. 이 문서를 누가 볼 것인지 그리고 상대방에게 어떤 것을 얻고자 하는 것인지 명확히 파악하자. 간단히 상황을 보고하고 리포트하기 위한 문서도 있지만 무엇인가를 얻어 내고자 하는 목적을 가진 문서도 있다. 이러한 문서가 탄생되는 의도에 맞게 문서가 작성되어야 한다. 이러한 목적에 위배되는 내용은 굳이 넣을 필요가 없다. 만일 강의 후 강의 평가 리포트를 작성한다고 할 때는 강의에 대한 수강생들의 반응에 대한 설문조사 결과를 간단하게 그래프 등을 통해 분석을 한 자료와 함께 간단한 요약만 정리하면 된다. 굳이 강의에 대한 개요나 강의 진행 과정 등에 대한 내용까지 주절주절 기입할 필요는 없다.

또한 강의 기획안을 작성한다고 하면 본 강의를 통해 수강생이 얻을 수 있는 이점과 강의 운영에 들어가는 비용, 자세한 강의 커리큘럼 등을 기술해야 한다. 굳이 포함하지 않아도 되는 강의에 대한 배경이나 개요 등을 넣을 필요는 없다. 핵심적인 내용만 기술하면 된다. 특히 문서 작성 시에 수식어, 형용사 등의 화려한 표현은 과감하게 제외하는 것이 좋다. 구체적인 데이터와 자료 그리고 간단 명료한 문어체로 기술하는 것이 간략한 비즈니스 문서 작성의 핵심이다.

소설책을 보면 기승전결로 구성되며 전개되는 것처럼 비즈니스 문서에도 서론과 본론 그리고 결론이 있어야 한다. 문서에 수록하고자 하는 내용을 크게 3~4등분으로 구성한 후에 각각을 중제목, 소제목 등으로 나누어서 분리를 한다. 이렇게 주제별로 구분을 해서 문서를 정리하면 전체적인 내용을 한 눈에 파악하기도 쉽고 필요한 내용만을 쉽게 읽어볼 수 있도록 할 수 있다. 특히 결론에서는 최종적으로 문서를 통해 전달하고자 하는 바를 간단 명료하게 요약해서 직접적으로 기술해야 한다. 본론에서 다룬 내용을 통해 결국 얻고자 하는 것이나 얻을 수 있는 것이 무엇인지를 구체적으로 기술하고 그것을 표현하는 것이 결론의 역할이다.

예를 들어 마케팅 기획안이라면 마케팅을 통해 얻고자 하는 목표, 구체적인 마케팅 컨셉과 내용, 이러한 마케팅에 들어가는 총 비용과 지원이 필요한 사항으로 구성이 될 것이다. 또한 제휴 제안서라면 제안의 목적(제안을 통해 상대방이 얻을 수 있는 기대 효과)과 구체적인 제안 내용, 제안 작업에 대한 일정과 역할 분담 그리고 제안에 필요한 상대방 업체에 대한 요청 사항으로 구성된다. 강의 결과 리포트라면 강의 진행 일정과 총 참여자수 그리고 설문조사를 통해 집계된 참여자들의 강의에 대한 평가 그리고 최종 결론 등으로 구성될 것이다.

이렇게 비즈니스 문서를 작성할 때는 내용에 따라 구분을 해서 각각의 문단별로 중요한 핵심 단어를 뽑아서 제목을 정해서 정리하면 전체적인 내용을 한 눈에 쉽게 파악할 수 있다. 책을 한 번 생각해보자. 책 첫 표지에는 목차가 제공된다. 이 목차를 통해 우리는 책에서 전달하고자 하는 전체적인 내용을 파악할 수 있다. 비즈니스 문서 역시 이러한 책을 압축했다고 생각하면 된다. 목차없이 정리된 비즈니스 문서는 무엇을 전달하고자 하는지 쉽게 파악할 수 없다. 비즈니스 문서를 작성할 때는 가장 먼저 문서에 포함시키고자 하는 내용을 분류를 하고 각 분류된 내용에 따라 목차를 구성해서 정리해가는 습관을 들이도록 하자.

그리고 각각의 분류된 내용은 요약해서 기술할 수 있는 압축 기법을 익히자. 사실 작은 내용을 길게 설명하는 것보다 긴 내용을 간략하게 설명하는 것이 더 어려운 법이다. 즉 더 많은 기술과 노력이 요구된다. 이제 대학 시절의 리포트 작성법은 잊어버리고 어떻게 하면 간단하게 문서를 요약해서 작성할 수 있는지 고민해보자.

by oojoo | 2006/10/15 14:54 | HR | 트랙백(1)
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제목 : The One Page Proposal
올해부터 회사에서 월마다 기획자 교육 프로그램으로 책을 읽게 해준다. (회사에서 지원해주는 읽고 싶은 책 읽는 비용이 아닌 별도 교육과정.) 공부 시켜준다는 뜻. 취지 좋고, 변화하는 환경에 대처하기 위한 비타민 보충(?)으로 긍정적으로 생각했다. 첫 번째 책으로 이 책을 손에 받아 들게 됐다. 많은 분들이 읽은 책이지만 슬프게도 나는 이 책을 처음 읽었다. The One Page Proposal 결론: 얇지만 강한 책. 뭔가 기획하는 기획자......more

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