1994년에 윈도우 3.1이 출시되면서 개인용 컴퓨터 시장에는 큰 변화가 생겼다. 기존 도스라는 운영체제에서는 한 번에 하나의 작업만 할 수 있었다. 하지만 윈도우로 인해 한 번에 여러가지 작업을 동시에 할 수 있게 된 것이다. 즉 멀티태스킹이 가능하게 되었다. 이로 인해 컴퓨터는 한 번에 여러 작업을 동시에 할 수 있게 되었다.

도스를 사용할 때에는 한 번에 하나의 작업만 할 수 있었다. 그래서 만일 파일을 다운로드할 때에는 파일 다운로드가 완료될 때까지 다른 작업을 할 수 없었다. 파일의 다운로드가 완료되어야만 다른 컴퓨터 작업을 할 수 있었다. 또 문서를 작성하면서 웹서핑을 하거나 다른 프로그램을 실행하는 것이 불가능했다. 하지만 윈도우는 이러한 작업을 동시에 할 수 있도록 해주었다. 즉 인터넷 서핑을 하면서 문서를 작성하고 음악을 들으면서 전자우편을 보낼 수 있게 된 것이다. 멀티태스킹은 작업속도를 빠르게 해줄 뿐 아니라 업무의 효율성도 극대화시켜준다.

사람도 마찬가지이다. 회사에서의 업무는 순차적으로 하나씩 처리할 수 없다. 하루에도 상사는 수 없이 많은 업무를 지시한다. 한 번에 하나씩 처리할 수 있는 것이 아니다. 프로젝트가 동시에 여러 개가 진행되는 일이 빈번하게 발생한다. 만일 도스처럼 싱글태스킹으로 업무를 처리하다보면 그 많은 일을 제때 끝낼 수 없다. 윈도우와 같은 인간이 되어야 한다. 즉 멀티태스킹으로 업무를 처리할 수 있어야 한다. 동시에 여러가지 업무를 처리할 수 없으면 아무리 완벽하게 일을 끝낼 수 있는 능력이 있다고 해도 제때 업무를 처리할 수 없게 된다. 업무 처리는 완성도도 중요하지만 그에 못지 않게 시간도 중요하다. 제때에 업무를 처리하는 것은 완성도 못지 않게 중요하다.

한 번에 하나의 일만 할 수 있다면 좋겠지만 업무를 그렇게 나를 배려해서 오지 않는다. 동시에 여러가지의 업무를 처리해야 하기 때문에 멀티태스킹 능력이 중요하다. 그렇다면 동시에 여러 일을 처리하려면 어떻게 해야 할까?
사실 완벽한 멀티태스킹이란 없다. 즉 동시에 2가지 이상의 일을 할 수는 없다. 그것은 컴퓨터도 마찬가지이다. 컴퓨터에서 멀티태스킹이 가능한 것은 각각의 프로그램이 실행될 때에 우선권을 적절하게 부여하기 때문이다. 사람도 마찬가지이다. 동시에 여러 일을 할 수는 없다. 다만 일정과 업무내역을 철저하게 관리하면 각각의 업무를 순차적으로 처리할 수 있다. 즉 멀티태스킹에 있어 가장 중요한 것은 시간관리인 것이다.

각각의 업무를 시간별로 쪼개어 어느정도의 시간이 투여되어야 하는지 철저하게 계산을 해서 업무 일정을 관리해야 한다. A, B, C 3가지의 업무가 있다면 A를 끝내고 B, C를 순차적으로 완료하며 업무를 진행하는 것이 사실 가장 이상적이다. 하지만 업무를 하다보면 우선순위 등으로 인해서 A 업무를 진행하다가도 갑자기 들어온 B 업무로 인해 A가 늦어지고 B를 먼저 처리해야 하는 경우가 발생한다. 이러한 경우에는 A를 잠시 중단하고 B를 먼저 처리해야 한다. 그리고 또 다시 C라는 업무가 들어오게 되면 B - A - C의 순으로 업무가 처리되어야 할 것이다.

그런데 문제는 이들 업무가 혼자서 하는 것이 아니라는 점이다. 조직에서의 업무는 협업을 통해 진행되기 때문에 여럿이서 함께 하는 경우가 대부분이다. 이렇게 여럿이 업무를 처리해야 하는 경우에는 이 모든 업무들을 다른 사람과의 업무 일정에 맞춰서 진행해야 한다. 즉 A, B, C의 각 업무를 세부적으로 다시 쪼개어 각각의 업무 일정을 다른 사람들의 업무에 맞춰서 진행해야 한다. 그러다보면 어쩔 수 없이 각 업무를 동시에 진행해야 한다.

이러한 경우에 각 업무들을 누락하지 않고 제 때에 처리하기 위해서는 철저한 시간관리가 필요한 것이다. 업무를 세분화해서 쪼개서 관리해야 하며 시간 단위로 각 업무들을 처리하고 관리해야 한다. 그렇게 하는데 도움이 될 수 있는 것이 일정관리 프로그램이다. 다이어리 혹은 일정을 관리하게 해주는 아웃룩과 같은 프로그램을 이용해 업무를 관리한다면 보다 수월하게 이러한 멀티태스킹을 수행할 수 있을 것이다.

특히 주의할 것은 간단하게 금방 처리할 수 있는 소소한 업무들을 잊지 않는 것이다. 하루에도 상사는 여러 경로를 통해 업무 지시를 내린다. 문서나 이메일을 통해 업무 지시를 내리기도 하지만 전화나 구두로 간단하게 이야기하기도 한다. 혹은 회의 때 업무 지시가 내려지기도 한다. 이러한 업무들을 모두 꼼꼼하게 잊지 않고 정리하고 수행하는 것이 성공적인 직장생활의 첫 걸음인 것이다. 처리해야 하는 모든 업무내역은 다이어리나 아웃룩 등의 프로그램을 이용해 꼼꼼하게 기록하고 해당 업무들을 제때 처리할 수 있도록 항상 신경쓰고 관리해야 한다. 그 습관이 철저하게 든다면 어느새 회사에서 핵심인재로 자리매김하게 될 것이다.