컴퓨터를 이용해 업무보고를 하고 보고서를 작성하고 제안서를 만들고 업무 관리를 하다보면 수많은 파일들이 넘쳐나기 마련이다. 이렇게 넘쳐난 파일을 효과적으로 관리하는 것은 책상 위를 깔끔하게 치우는 것과 같다. 책상 위가 정리 정돈이 잘 되어 있고 서류가 제자리에 있다면 업무를 볼 때 편리하고 주변 사람들도 그 자리의 주인에 대해 남다른 시각으로 볼 것이다. 파일 역시 마찬가지다. 컴퓨터에서 사용하는 파일을 어떻게 관리하느냐에 따라 원할 때 해당 파일을 보다 빠르게 찾을 수 있을 뿐 아니라 업무 진행 내역 등에 대해서도 쉽게 파악할 수 있어 실질적으로 업무 능력 향상에 큰 도움이 된다.

하지만 파일 관리는 책상 위를 정돈하는 것과는 다르다. 책상 위를 정돈하는 것은 누가 가르쳐 주지 않아도 누구나 할 수 있다. 하지만 파일 관리 방법은 누구나 할 수 있는 것은 아니다. 효과적인 방법에 대해 지도를 받지 못하면 스스로 그 방법을 터득하기가 그리 쉬운 일만은 아닌 것이다. 그렇다면 파일은 어떻게 관리하는 것이 좋을까?

1. 파일 네이밍 방법
XLS, DOC, PPT 등의 각종 파일은 문서를 열어보지 않는 이상 파일의 이름만 보고 그 파일의 내용을 판단할 수 밖에 없다. 그런만큼 파일의 이름을 결정할 때 나만의 정해진 규칙을 정하는 것이 좋다. 그 규칙은 업무 특성과 개인의 성향에 따라 달라질 수 있겠지만 내 경우를 예로 들면 아래와 같다.

 
나는 위와 같이 맨 앞에 우선 문서의 생성 날짜를 기록한다. 이렇게 해두면 파일 이름만보고 쉽게 해당 파일의 생성 날짜를 확인할 수 있다. 물론 파일은 본래 처음 생성할 때 파일 속성에 날짜가 기록되지만 파일 이름에 표시를 해두면 추후 확인할 때 손쉽고 편하다. 또한 파일을 이름별로 정렬할 때 파일의 생성 날짜를 파일 이름의 첫 부분에 기록해두었기 때문에 순서대로 정렬되어 편하다. 단 날짜를 기록할 때는 반드시 두자리씩 표기해야 한다. 예를 들어 5월1일이라면 0501로 날짜를 표기해야 한다.

날짜 다음에는 파일의 내용에 대한 간단한 요약 단어, 주제어 등을 이용해 기록해둔다. 단 날짜와 구분하기 위해 날짜와 주제어 사이에 “_”를 기록해둔다. 주제어는 너무 길지 않고 간단 명료하게 네이밍한다. 만일 내가 작성한 문서가 아니라면 뒤에 Byxxx 등으로 제작자의 이름을 표기하기도 한다.

그리고 마지막으로 해당 문서의 버전을 기록한다. 문서라는 것은 한 번만 수정하고 끝나는 것이 아니라 해당 파일을 회람하며 내용이 추가되기도 하고 삭제, 수정된다. 이렇게 여러 번 변경된 문서를 쉽게 구분하기 위해 맨 끝에 문서의 버전을 표기하면 편하다. “Ver1.0”은 처음 생성한 문서고, 약간의 내용 수정이 가해질 경우에는 “Ver1.1”, “Ver1.2”.. 등으로 표시한다. 만일 문서의 내용이 크게 변경될 때는 ‘Ver2.0” 등으로 소수점 앞의 숫자를 변경한다.


2. 폴더 네이밍 방법
파일 관리만큼 중요한 것이 파일을 담아두는 폴더이다. 폴더를 체계적으로 생성해서 폴더의 주제와 분류에 맞게 파일을 담아두어야 파일을 손쉽게 찾을 수 있다. 폴더의 생성과 분류, 구분은 업무 특성과 파일 관리 방법 등에 따라 천차만별이고 그 차이가 크기 때문에 그 규칙을 정하기가 쉽지 않다.

시간의 흐름에 따라, 업무 프로세스에 따라 순차적으로 파일이 생성되는 경우에는 폴더의 이름에 숫자를 붙여 네이밍을 하는 것이 좋다. 예를 들어, 웹사이트를 기획한다고 하면 아래와 같은 방법으로 폴더를 네이밍하여 파일을 구분해서 저장하는 것이 좋다.

 01. 사전회의
02. 자료수집
03. 기획안/설계안
04. 스토리보드
05. 디자인/개발
06. 테스트

파일이 많을 경우에는 폴더 안에 서브 폴더를 별도로 생성해서 파일을 2-depth로 관리하는 것도 좋다. 하지만 파일이 많지 않을 경우에는 폴더를 너무 많이 만들어두면 번거로울 수 있으므로 각자의 업무 환경에 맞게 폴더를 운영하도록 하자.

[덧붙임]
많은 분들이 관심을 가져주시네요. ^^ 추가로 저의 경우에는 회사에서 맡게된 프로젝트에 대해서 위에 보여지는 것처럼 폴더별로 프로젝트 이름을 기입해서 관리합니다. 물론, 프로젝트 이름 앞에는 '001, 002...' 등의 숫자로 프로젝트를 진행한 순서를 표시하고 있습니다.

이 폴더만 열어보면 회사에서 어떤 업무를 맡았는지를 한 눈에 볼 수 있어 경력 관리도 되고 언제든 원하는 문서를 빠르고 쉽게 찾을 수 있어 편리합니다.