[HR]명함을 잘 관리하라.
사회생활을 하다보면 많은 사람들을 만나게 된다. 이렇게 새로운 사람을 만날 때마다 우리는 명함을 주고 받게 된다. 명함에는 근무처에 대한 정보와 이름, 연락처 그리고 부서와 직함이 표기되어 있다. 거추장스럽게 나에 대해 자세하게 소개하지 않아도 명함만으로 간단히 상대방에 대한 기본 프로필을 알 수 있는 것이다. 난 10년간의 사회생활을 통해서 7개의 명함집에 약 1500여장의 명함을 보관하고 있다. 명함만으로 봐도 1500여명의 사람을 만난 것이다.

이들 명함을 뒤적거리다보면 그간 만났던 사람들이 주마등처럼 스쳐 지나간다. 명함을 통해서 그 사람을 기억해내고 연락을 해서 도움을 받기도 하고 또 도움을 주기도 한다. 만일 이들 명함이 남아있지 않다면 그간 만났던 1500여명의 사람들 중 긴밀하게 계속 연락하지 않는 대부분의 사람들은 기억도 나지 않을 뿐더러 다시 연락해서 보다 긴밀한 관계로 발전시킬 수 있는 기회를 상실하게 될 것이다.

명함은 만남에 대한 기록이자 새로운 사업의 기회를 창출해낼 수 있는 씨앗이다. 하지만 많은 직장인들은 명함 관리를 제대로 하지 않는다. 명함집에 보관하는 것은 둘째치고 책상 위나 가방 안, 서랍 안에 내팽개쳐 있는 것이 대부분이다. 명함집에 보관한다 하더라도 아무런 규칙없이 보관되어 있기 때문에 정작 필요로 할 때는 찾는데 상당한 시간이 걸리기 마련이다.

잘 아는 한 지인은 명함을 디지털 파일의 형태로 관리한다. 명함을 스캔해서 자동으로 PC에 파일의 형태로 저장해서 관리해주는 명함 스캔 장치도 판매되고 있다. 하지만 이러한 장치는 돈을 주고 사야 하기 때문에 부담이다. 하지만 그 지인의 방법은 별도 비용을 들이지 않고도 쉽게 명함을 관리해준다. 이때 중요한 것은 명함은 매번 받은 후에 바로 정리해야 한다는 것이다. 내일, 모레로 미루다보면 금새 수십장으로 넘쳐난 명함 관리가 부담스럽고 시간이 오래 걸려 명함 관리를 중도에 포기하게 된다.

그는 명함을 받은 후 회사로 복귀하자마자 바로 명함에 수록된 내용과 미팅 시에 파악한 상대방에 대한 프로필을 간략하게 아웃룩의 주소록 기능에 저장해둔다. 이렇게 저장된 내용은 그가 사람을 찾을 때 단지 1초도 되지 않는 시간에 원하는 명함을 찾도록 도와준다. 마치 구글이나 네이버의 지식검색에서 인터넷에서 제공되는 정보를 수초만에 찾는 것과 똑같다. 아웃룩의 주소록에 기록된 내용은 검색 기능으로 빠르게 찾을 수 있도록 해주는 것이다. 내 경우는 엑셀을 이용해서 정리를 해두고 있다. 물론 매번 명함에 수록된 내용을 일일히 기록해 넣어야 한다는 것이 여간 귀찮고 번거로운 일이 아니다. 하지만 하루하루 1~2분의 시간 투자가 쌓이다보면 나중에 빠르고 간편함을 가져다 줄 것이다.


이렇게 PC를 이용해서 명함을 저장하고 관리할 때 명함에 수록된 상대방의 이름, 회사명, 부서명, 직위 그리고 연락처 외에 미팅을 통해 알게 된 그 사람에 대한 프로필과 미팅 내역을 간략하게나마 정리해두면 무척 유용하게 사용할 수 있다. 꼭, 만난 사람의 특징과 성향, 복장과 같은 것을 기록해두도록 하자. 이러한 내용이 나중에 기억을 떠올리는데 큰 도움이 된다. 간혹 미팅 시에 명함 위에 필기를 하는 경우가 있는데 이것은 상대방에게 무척 실례되는 태도이다. 명함은 얼굴이나 마찬가지이기 때문에 그 위에 필기하는 것은 그리 상대방에게 유쾌한 일이 아니다. 다이어리나 노트에 기록을 해두거나 포스트잇을 이용해 기록한 후에 명함에 부착하는 것이 좋다. 그리고 이렇게 기록한 내용은 아웃룩의 주소록에 그대로 옮겨두면 나중에 유용하게 참고할 수 있을 뿐 아니라 정보를 검색할 때도 유용하다.

혹은 이렇게 매번 주소록에 데이터를 기록해넣는 것이 귀찮은 직장인이라면 명함을 디카로 촬영한 후에 PC에 파일로 저장해두자. 이렇게 파일로 저장할 때 주의할 점은 파일의 이름을 상대방과 만난 날짜와 상대방의 이름, 회사명으로 지정해야 한다는 것이다. 예를 들어, 2006년 6월17일에 만난 인트컴에 근무하는 김현일이란 사람의 명함을 디카로 촬영을 했다면, 파일 이름을 20060617_인트컴_김현일.jpg 등과 같은 형태로 저장하는 것이 좋다. 이렇게 파일 이름을 지정해두어야만 명함을 찾을 때 쉽게 찾아볼 수 있다. 파일의 이름에 이러한 이름, 회사명이 표기되어 있지 않으면 명함을 찾기 위해 디카로 촬영한 모든 명함 이미지 파일을 확인해야 하는 번거로움이 발생한다.

물론 명함을 이렇게 꼭 PC를 이용해서 관리하는 것만이 정답은 아니다. 명함집을 효과적으로 관리하는 것 또한 정답이다. 명함집에 명함을 넣을 때 인덱싱을 해서 쉽게 찾아볼 수 있도록 하고 명함의 종류에 따라 명함집을 다르게 지정함으로써 찾을 때 보다 빠르게 할 수 있도록 한다. 이렇게 명함을 체계적으로 관리해야 추후 명함을 필요로 할 때 쉽게 찾아볼 수 있다.
by oojoo | 2006/06/17 10:07 | HR | 트랙백(1) | 덧글(1)
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Tracked from STING's Note™ at 2007/01/30 12:16

제목 : 281. 블로그 명함
명함이라는 것은 사람들에게 있어서 어떤 역할의 도구일까? 그냥 형식적으로 보여주는 혹은 연락처의 도구로서 혹은 제 2의 아이덴터티로서 명함만의 역할이 다를지도 모르겠다. 기존의 명함들을 보면 회사명,성명,직급,주소,전화번호,이메일정도가 명함의 스탠다드였다. 그러나 블로그 확산으로 인해 개인 블로그 주소는 하나쯤 가지고 있는 시대가 되었다.. 따라서 그와 동시에 명함에 블로그 주소쯤 하나는 드어가 있는 것이 낮설지가 않아졌다..그러나 명함을 ......more

Commented by 나르사스 at 2006/06/17 16:55
저는 명함은 아날로그가 좋다! 파라서 그런지 명함집에 넣고 포스트잍을 부쳐서 관리하고 있습니다. 다 좋은데 부피가 엄청나군요. 이거.
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