모름지기 “보기 좋은 떡이 맛도 좋다.”라는 속담이 있다. 보기에 좋아야 그만큼 식성을 자극하고 그 맛을 더욱 돋보이게 해주는 것이다. 사람도 그렇다. 첫 인상에 의한 후광효과로 상대방을 평가하게 된다. 그런 이유로 면접에 있어서도 첫 10여초가 가장 중요하다. 처음에 실수하거나 본연의 모습을 보여주지 못하면 이후 아무리 잘 보이려고 노력해도 실수를 만회하기가 어렵다. 이러한 이유로 면접에 임하는 구직자나 고객을 만나러 가는 영업사원, 브리핑을 준비하는 마케터는 복장에 신경써야 한다. 볼품없는 평상복을 입고 면접을 보는 구직자와 제대로 차려입은 정장의 구직자 중 누구에게 더 호감이 가겠는가.

전통적인 현대사회에서는 대면을 통한 만남과 회의, 결재가 잦았기 때문에 시각적인 첫 인상이 중요했다. 하지만 디지털 사회는 달라졌다. 직접 대면없이 인터넷을 이용해 커뮤니케이션을 수행하고 업무를 처리하는 경우가 늘고 있다. 이러한 디지털 접촉에서 첫인상은 바로 문서이다. 전자우편을 이용해 상대방에게 의사를 전달하고 DOC, PPT, XLS 등의 문서파일을 전달한다. 상황이 이렇게 되다보니 ‘글쓰기’ 능력과 기술은 디지털 사회에서 첫인상을 결정하는 중요한 대상이 되었다.

특히 회사내에서 업무 처리를 위한 글쓰기(이것을 가리켜 비즈라이팅이라고 한다.)는 디지털 사회의 직장인에게는 필수적인 기술이 되었다. 비즈니스 문서의 기본은 목적과 대상에 맞는 경제적인 글쓰기이다. 문서의 작성 목적과 대상자에 따라 전략적이고 경제적으로 문서를 작성해야 한다. 거기에 하나를 더 지적하자면 선택적으로 프로그램을 사용해야 한다는 것이다. 즉 회의록은 MS워드와 같은 워드프로세서, 제안서는 프리젠테이션 프로그램, 매출 보고서는 엑셀을 이용하는 것이 좋다. 문서의 사용목적과 대상 그리고 내용에 따라 전략적으로 문서 제작툴을 선택해야 한다.

처음 비즈니스 문서를 작성하는 많은 직장인들이 겪는 가장 큰 문제점은 문서에 너무 많은 내용을 포함하려 한다는 것이다. 자세하게 모든 것을 담으려다보니 문서의 핵심이 사라지고 읽기가 지루해진다. 비즈니스 문서의 핵심은 간결성이고 핵심적 요약이다. 가능하면 한 장에 모든 내용이 다뤄질 수 있도록 해야 한다. 모든 내용을 다 다루려다 보면 문서의 요점과 목적이 사라진다. 읽기 조차 싫어지게 만드는 것이다. 특히나 전자우편을 보낼 때는 이 점에 더욱 유념해야 한다. 주절주절 연애편지 쓰듯이 장편의 소설을 만들어서는 안된다. 또한 감정적이고 지극히 주관적 내용도 배제하는 것이 좋다. 비즈니스 문서에 객관적인 사실을 언급하지 않고 지극히 주관적이고 감정적인 내용으로 기술하면 근사한 레스토랑에 운동복을 입고 식사를 하는 것처럼 불편하고 어색하기 짝이 없을 것이다.

비즈라이팅과 관련된 서적은 전세계적으로 일본이 무척 발달되어 있다. 다행히 국내에도 최근들어 비즈라이팅 서적들이 점차 소개되기 시작하고 있어 관련 정보를 찾기가 수월해졌다. 이러한 서적의 공통적인 내용은 1장으로 문서를 요약하라는 것이다. 수십장의 자세한 제안서나 보고서보다는 간단하게 핵심적인 단어와 문장으로 구성된 1장짜리의 문서가 경제적인 비즈니스 문서 작성의 핵심이라는 것이다. 전달하고자 하는 내용을 압축하여 핵심어로 정리하는 것은 그리 쉬운 일이 아니다. 하지만 습관과 학습에 의해 이러한 기술은 습득될 수 있다. 우선 메일이나 일기를 쓸 때부터 연습을 해보자. 주절주절 긴 장문으로 정리하려 하지 말고 단문으로 간단한 몇 줄의 내용으로 표현해보는 습관을 들여보자. 비즈라이팅은 이러한 작은 시도에서 시작된다.

또 문서 작성은 크게 다음과 같은 과정을 거치게 된다.

1. 정보검색과 수집
2. 자료의 정리
3. 초안 작성
4. 핵심어를 이용한 요약문 구성
5. 검수를 통한 보완

디지털 툴의 발전으로 인하여 1번, 2번은 인터넷으로 다양한 정보 접근이 가능해졌다. 또한 3번, 4번, 5번의 경우 역시 손으로 필기하는 것에 비해 디지털 툴로 보다 수월하게 작업 수행이 가능하게 되었다. 하지만 수월해진만큼 폐단도 있다. 기존에 필기하던 방식의 문서 작성 시에는 5번의 작업이 빠지지 않고 중요하게 고려된 반면에 디지털 툴을 이용한 문서 작성에는 5번이 생략되기 쉽다. 단적인 예로 비즈니스 목적으로 작성하는 전자우편이 그렇다. 우리가 전자우편을 작성할 때는 상대방의 받는 사람에 전자우편 주소를 기록하고 제목을 기입한 후에 일사천리로 메시지 본문을 채워 넣는다. 그리고 ‘보내기’ 버튼을 클릭한다. 반드시 지켜져야 하는 검수와 보완의 단계는 생략되는 것이다. 절대 주의해야 할 사항이다. 디지털은 신속하다는 장점이 있는 반면 쉽게 사라지지 않고 기록에 남고 회자된다는 단점을 가진다. 실수로 보낸 전자우편과 문서는 쉽게 사라지지 않고 타인의 하드디스크에서 여러 다른 사람들과 공유될 수 있다는 것이다. 그러므로 항상 문서를 작성한 후에는 공유하기 전에 철저한 검수를 통해 보완해야 한다.

특히 디지털을 이용한 비즈니스 문서 작성에서는 소프트웨어를 얼마나 잘 다룰 수 있느냐에 따라 문서의 포장이 크게 달라진다. 보기 좋은 떡을 만들기 위해서는 그만큼 소프트웨어를 잘 다룰 수 있어야 한다. 비즈라이팅의 기본을 익혔다면 이제 소프트웨어의 활용 기술을 습득할 차례다.