구글이 지난 4월초 구글 캘린더를 발표했다. 구글의 캘린더 서비스는 WWW을 통해 일정을 어플리케이션처럼 쉽고 빠르게 입력할 수 있도록 해주며, 이렇게 입력된 일정을 다른 사용자들과 쉽게 공유할 수 있도록 해준다. 구글은 지메일에 이어 캘린더 서비스를 개인화 서비스의 라인업으로 심혈을 기울이는 듯 하다. 실제로 구를 캘린더로 로그인하면 좌측 상단에 ‘Google Gmail Calendar more’ 순으로 지메일에 이어 캘린더를 주요 메뉴명으로 표시하고 있다. 구글 검색에 이어 지메일 그리고 캘린더 서비스를 통해서 구글의 개인화를 더욱 가속화하려는 구글의 전략을 읽을 수 있는 대목이다. 구글 캘린더는 2006년 4월 베타 버전으로 오픈했으며 누구나 가입해서 사용이 가능하다. 구글이 만들면 다르다는 말이 나올만큼 찬사가 쏟아지고 있는 구글 캘린더의 사용법을 익혀보자.

◈ 구글 캘린더의 기본 기능 익히기
애플의 iCal 캘린더 서비서를 사용해본 사용자라면 구글 캘린더가 iCal의 기본 컨셉을 그대로 WWW으로 옮겨온 것임을 한 번에 알아챌만큼 사실 구글 캘린더는 독창적인 서비스는 아니다. 하지만, PC용 어플리케이션을 WWW으로 이렇게 자연스롭고 빠르게 제공하는 기술력만으로도 이번 구글 캘린더에 대해서는 높게 평가할만하다.
구글 캘린더를 사용하려면 http://calendar.google.com에서 구글 계정으로 로그인하면 된다. 구글 계정이 없는 경우에는 ‘Create an account now’를 클릭해서 계정을 생성하고 로그인을 한다. 이후 나타난 타임존 설정 화면에서 구글 캘린더를 사용하는 나라의 타임존을 선택해주는 것으로 쉽게 구글 캘런더를 사용할 수 있다.
구글 캘린더로 연결하면 좌측에는 달력이 표시되며 우측에는 주간별 날짜가 표시된다. 무척 깔끔한 구성으로 되어 있으며 가장 주목할 점은 일정 입력 방식이다. 우측의 일정표에서 입력하고자 하는 날짜와 시간을 마우스로 드래그하면 회색으로 반전되어 표시된다. 그리고 팝업창으로 입력창이 나타나며 이곳에 일정의 제목을 기록하면 일정이 등록되어진다.

좌측의 메뉴에서 ‘Create Event’를 클릭해서 나타난 화면을 통해 일정을 입력할 수도 있다. 한글이 지원되고 있지는 않지만 등록할 일정은 “무엇을, 언제, 어디서, 무슨 내용으로” 구분해서 기입할 수 있다. 또한 우측의 Guests에서는 이렇게 등록한 일정을 다른 사용자에게 보낼 수도 있다. 지메일을 사용하지 않는 사용자라 할지라도 구글 캘린더를 사용하고 있다면 일정을 공유할 수 있다.
이렇게 입력된 일정은 시간, 제목과 함께 표시되어진다. 게다가 등록한 일정은 마우스로 클릭한채 드래그해서 다른 날짜로 이동할 수도 있다. 일정 제목 하단의 ‘=’를 클릭한채 드래그해서 시간을 조정할 수도 있다. 구글 캘린더는 Ajax 기반으로 구성되어 있어 어플리케이션을 사용하는 것처럼 쉽게 사용이 가능하다. 일정을 클릭하면 팝업창이 나타나며 일정에 대한 자세한 정보가 표시된다. 일정을 삭제하려면 ‘Delete’를 클릭하고, 일정을 준수하지 못했다면 ‘No’, 해당 일정을 진행할지 안할지 아직 결정하지 않았다면 ‘Maybe’를 선택해서 일정마다 진행 상황을 표시할 수 있다.
특히 구글 캘린더의 커다란 장점 중 하나는 좌측 상단의 ‘Quick Add’를 이용한 일정 입력 방식이다. 이 메뉴를 이용하면 키보드만을 이용해서 단 한 번에 빠르게 일정을 등록할 수 있다. 즉, ‘주간 업무보고 회의 with 김지현/홍길동/김철수 at 강남역 1330 tomorrow’라고 입력하면 주간 업무보고 회의라는 제목으로 내일 오후 1시30분 시간에 강남역이라는 장소에서 김지현/홍길동/김철수와 함께 하는 일정이 등록된다. 한글의 경우는 제대로 인식이 되지 않는 경우가 많이 발생하지만 영문의 경우 완벽하게 동작된다.
또한 상단의 Day, Week, Month 등의 메뉴를 이용하면 일별, 주별, 월별, 4일후, 일정 내역별로 스케줄을 확인할 수 있다. 특히 Agenda를 선택하면 전체 일정만 표시되므로 약속 내역을 쉽게 확인할 수 있다.
Day 좌측에 있는 인쇄 모양의 아이콘을 클릭한다. 현재 보여지는 구글 캘린더를 A4 한 페이지에 잘리지 않고 인쇄할 수 있도록 해준다. PDF 포맷으로 변환되어 출력되며 화면에 보여지는 그대로 인쇄되어진다.
◈ 일정을 다른 사용자와 공유하기
구글 캘린더는 WWW으로 구현된 서비스인만큼 다른 사용자와 쉽게 일정을 공유할 수 있도록 해준다. 이 같은 공유는 특정한 일정 하나만을 공유(아웃룩의 참석자 추가 기능처럼)할 수 있을 뿐 아니라, 일정 전체를 다른 사용자와 공유할 수 있도록 해준다. 또한 특정한 일정을 구독(애플의 iCal처럼)할 수 있도록도 해준다.
일정을 등록할 때에 Guests를 이용해서 일정을 공유할 상대방의 전자우편 주소를 기입하면, 상대방의 메일에 구글 캘린더 초대장이 발송된다. 이렇게 초대장을 받았을 때에 ‘Yes’를 클릭하면 해당 일정이 구글 캘린더 일정에 자동 등록되어진다.
이렇게 초대받은 사람의 구글 캘린더에는 앞서 초대한 일정이 나타난다. 이때, Discuss this event’를 이용하면 코멘트를 추가할 수 있다. 즉, 일정에 댓글을 달 수 있는 것이다. 댓글을 기입한 후에 ‘Post comment’클릭한다. 그리고, ‘Save Changes’를 클릭하면 내 구글 캘린더에 추가되어진다.
초대받은 일정이 내 구글 캘린더에 저장되어졌다. 우축에 이 일정을 공유한 사용자의 이름과 숫자가 표시되어 나타난다. 또한 Discuss this event에는 내가 기록한 코멘트 내용이 표시되며, 코멘트를 기록한 시간이 ‘1 minute ago’로 몇 분전에 코멘트가 기록되었는지 표시된다.
구글 캘린더는 구글의 서비스인만큼 검색 기능이 탁월하다. 수년간의 방대한 일정이 캘린더에 등록되었다고 했을 때 과거에 기록한 일정을 빠르고 정확하게 검색하려면 다양한 범주에 따라 검색할 수 있어야 한다. 그래서, 구글 캘린더의 검색 기능은 각 항목별로 구분해서 검색을 할 수 있는 기능이 제공된다. 맨 상단의 ‘Show Search Options’를 클릭하면 일정 제목, 만나는 사람, 장소별로 검색을 수행할 수 있는 메뉴가 제공된다. 또한, ‘Doesn’t have’를 사용하면 특정 단어가 포함되지 않은 일정만을 구분해서 검색할 수도 있다. 하지만, 아쉽게도 일정에 기록된 코멘트의 내용은 검색 범주로 포함되지 않는다.
또한, 상단의 ‘Settings’를 클릭하면 구글 캘린더의 환경설정을 만나볼 수 있으며 ‘Notofication’을 선택하면 일정이 시작되기 몇 분 전에 이메일 혹은 SMS, 팝업창 등을 통해서 그 사실을 알려주는 알림 설정 메뉴가 나타난다. 하지만, SMS는 한국에서는 지원되지 않아 사용할 수 없다.
◈ 여러 개의 캘린더 생성하고 캘린더 구독하기
구글 캘린더의 가장 큰 강점은 여러 개의 캘린더를 생성하고 관리할 수 있다는 점이다. 회사에서 업무목적으로 사용하는 캘린더, 개인적인 가정일을 기록하는 캘린더, 친구들과의 모임이나 동호회 관련 일정을 기록하는 캘린더 등 여러 개의 캘린더를 등록해서 사용할 수 있다. 또한 공개된 각종 캘린더(월드컵 일정, TV 시간표, IT 세미나 일정 등)를 내 캘런더에 등록해서 사용할 수도 있다.
좌측 아래의 Calendar에서 ‘Manage calendar’를 클릭하면 캘린더를 관리할 수 있는 메뉴가 제공된다. 구글 캘린더를 최초 실행하면 구글 계정의 이름으로 된 캘린더 하나만 생성된다. 이 캘린더 외에 추가 캘린더 생성이 가능하며 이때에는 ‘Create new Calendar’를 클릭한다.
캘린더 이름과 설명 등을 기입한다. 그리고 하단에 ‘Share with everyone’은 다른 사용자들과 공개적으로 이 캘린더를 공유하고자 할 때 사용되는 메뉴이다. 개인 캘린더가 아니라 다른 사용자와 공유하기 적합한 내용(NBA 경기 일정이나 개봉영화 시간표 등)이라면 ‘Share all information…’을 선택한다. 그리고 ‘ADD A NEW PERSON’을 이용하면 이렇게 생성한 캘린더를 다른 사용자와 공유해서 사용할 수 있다. 만일 이 캘린더를 다른 사용자(가족 혹은 회사의 같은 부서, 동호회 일원 등)와 공유해서 같이 일정을 등록하고 편집하고 공유하려면 이곳에 메일 주소를 기입하도록 한다.
이렇게 생성된 캘린더는 좌측의 ‘My Calendar’에 다른 색상으로 표시되어진다. 새로운 일정을 등록할 때에 ‘Which Calendar’ 메뉴를 보면 새롭게 생성한 캘린더 목록이 표시된다. 여러 개의 캘린더를 생성한 경우에는 캘린더에 일정 등록 시에 등록할 캘린더의 종류를 선택해야 하며, 이렇게 선택된 일정은 해당 캘린더의 색상으로 구분되어 표시되어진다.
또한, 앞서 캘린더를 생성할 때에 ‘Other Calendars’의 ‘Add calendar’를(H68_11 )를 선택하면 공개 설정된 다른 캘린더들을 검색할 수 있는 항목이 나타난다. ‘Search Criteria’의 검색어 입력창에 검색할 키워드를 기입하고 검색하면 검색결과가 출력된다. 한국의 월드컵 경기 일정을 등록하기 위해 ‘worldcup korea’를 입력해본다. 또한, 한국의 음력 달력을 기입하려면 ‘lunar’을 입력한다. 그리고 나타난 캘린더 목록에서 등록할 캘린더의 ‘Add Calendar’를 클릭한다.
‘Other Calendars’에 이렇게 등록된 캘린더 목록이 표시된다. 등록된 캘린더의 우측에 있는 ‘▼’를 클릭하면 다양한 색상표가 나타난다. 색상표를 변경하면 해당 캘린더의 일정 색상이 변경되어진다. 또한, 캘린더 좌측의 체크 표시를 없애면 우측의 일정 목록에 해당 캘린더에 등록된 일정들이 보이지 않게 된다.
캘린더 설정 메뉴에서 ‘Import Calendar’을 이용하면 애플의 캘린더 서비스에서 지원하는 iCal 파일과 아웃룩의 포맷인 CSV 파일을 구글 캘린더에 삽입할 수 있는 기능을 사용할 수 있다. 향후 구글 캘린더에서는 아웃룩 등의 일정을 바로 불러들일 수 있는 기능을 지원한다고 한다.
◈ 캘린더 공유와 RSS로 구글 캘린더 구독하기
구글 캘린더는 캘린더를 통째로 다른 사용자와 공유할 수 있으며 RSS를 이용해서 캘린더를 구독할 수 있다. 즉, 캘린더에 새롭게 추가되는 일정을 RSS 구독기를 이용해서 수시로 뉴스를 보는 것처럼 구독할 수 있는 것이다.
‘Manage Calendar > Other Calendars > Add Calendar’에서 ‘Friend’s Calendars’를 선택한다. 이 메뉴를 이용하면 특정 사용자의 구글 캘린더 내용을 볼 수 있다. 단, 해당 사용자가 허락을 해주어야 한다. 상대방의 전자우편 주소를 기입하고 ‘Add’를 클릭한다. 맨 아래의 ‘Add a note to .. ‘에는 상대방에게 보낼 메시지를 기입한다. 그리고 ‘Send Request’를 클릭한다.
상대방의 메일로 구글 캘린더 구독을 요청하는 메시지가 도착한다. 이 메시지를 클릭하면 어떤 캘린더를 어느정도 수준으로 구독을 허용할 것인지 선택할 수 있는 메뉴가 나타난다. 아래의 ‘ADD A NEW PERSON’에 표시된 사용자에게 어떠한 권한까지 캘린더 보기를 허용할 것인지 우측의 4가지 메뉴에서 선택할 수 있다. 단지 내용을 보기만 하도록 하려면 ‘See all event details’를 선택한다. 만일 내용을 변경하는 것을 허용하려면 ‘Make changes to events’를 선택해준다.
이렇게 공유 설정된 친구의 구글 캘린더는 ‘Other Calendars’에 표시되어진다. 만일 상대방이 자세한 정보를 보지 못하도록 설정했거나 Private으로 설정한 일정의 경우에는 자세한 일정 내역을 볼 수 없다. 단지, ‘busy’로만 표시된 일정은 상대방이 내용을 보이지 않도록 설정한 일정이다.
‘Manage Calendar > My Calendar’에서 개인 캘린더를 클릭하면 해당 캘린더에 대한 자세한 정보를 볼 수 있다. 이렇게 나타난 캘린더의 ‘Private Address’의 ‘XML’을 클릭하면 해당 캘린더의 RSS 구독 주소가 나타난다. 이것을 복사한다.
이렇게 복사된 RSS를 RSS 구독기 등을 통해서 등록해두면 새롭게 갱신되는 캘린더의 새일정을 굳이 구글 캘린더를 접속하지 않아도 볼 수 있다. 자세한 내용을 확인하려면 ‘출처’를 클릭한다.
로그인을 거친 후에 자세한 일정 내역을 살펴볼 수 있다. 이러한 방법으로 구글 캘린더를 통해서 뉴스나 정보성 콘텐츠를 제공하는 서비스들도 늘어가고 있다. 이점이 바로 구글 캘린더의 강점인 것이다. 단지, 일정 목적으로만 사용되는 것이 아니라 날짜별로 각종 정보를 구독하는 용도로도 활용할 수 있는 것이다.