효율적인 업무 관리 시스템은 무엇일까. 리더라면 누구나 고민하는 숙제일 것이다. 엊그제 요청한 업무가 어떻게 진행되고 있는지.. 지난 주에 시작한 프로젝트가 잘 운영되고 있는지.. 팀원들은 지금 어떤 업무를 얼마만큼 진행하고 있는지.. 리더로선 궁금증 투성이다.

거의 99%의 크고 작은 업무들은 당초 계획된 일정을 어김없이 어기고 하루, 이틀, 일주일... 연기되기 때문에 프로젝트를 관리하는 PM으로선 투명한 업무 관리와 조정이 필수적인 능력이다.

내가 그간 여러 회사를 옮겨다니며 직접적으로 느끼고 또 주변의 수많은 직장인들을 지켜보면서 느낀 효율적인 업무 관리 시스템은, 관리를 위한 Tool보다는 사용하는 사용자의 습관이 가장 중요하다는 것을 느꼈다. 직관적이고 편리한 Tool과 공유 기능이 뛰어난 서비스로 구축된 시스템이라 할지라도 정작 사용자가 자신의 일정과 업무, 작업 내역을 기록하고 수정하고 관리하지 않으면 소용없기 때문이다.

프로젝트에 참여한 개개인이 스스로의 업무, 작업 내역을 Diary나 메모지, 캘린더에 기록하며 책임감있게 정리하고 변동 사항이 발생하면 구두로나마 다른 참여자들과 공유한다면 별도의 SW나 서비스없이도 아무 문제없이 프로젝트는 운영될 수 있다. 하지만, 아무리 편리한 시스템이 제공된다 하더라도 참여자들이 적극적으로 활용하지 않으면 돼지 목에 진주 목걸이나 다름없다.

암튼 사용자들이 보다 적극적으로 참여하고 습관적으로 애용하게 하려면 아무래도 보다 편리한 Tool을 사용하는 것이 백번 나을 것이다. 그래서 요즘 MS Share Point Portal Service와 MS Project를 설치해서 사용하려 하다가 설정법도 번거로울 뿐 아니라 별도의 서버를 운영해야 하는 부담과 관리의 어려움으로 인해 ASP 방식의 호스팅 서비스를 제공하는 Teamex라는 서비스를 테스트해보았다. 작년에 처음 이 서비스를 사용해볼 때는 소극적으로 테스트해서 별로 그 유용함을 느끼지 못했는데, 적극적으로 이것저것 만지다보니 생각보다는 편리한 기능들이 많았다.

비록 MS Project처럼 항목별, 시간별로 자세한 프로젝트 관리를 할 수는 없지만 업무 진행 내역과 각종 문서를 공유하고 업무보고, 회의록 등을 공유하는데 더할 나위없었다.

또한 아웃룩과 연계해서 일정, 연락처, 작업을 공유할 수 있기 때문에 아웃룩으로 업무를 관리하던 사용자에게는 더할 나위없는 편리함을 제공하고 있다. 10여명 이상이 10GB 이상의 공간을 사용할 때의 월 사용료를 아직 확인은 못해봤지만 인당 1만원 정도의 가격이라면 돈이 아깝지 않을 것 같다.